Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej

Komentarz

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej

§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego

Wolne od składek ZUS są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W myśl art. 77⁵ K.p., podróżą służbową jest wyjazd odbywany:

poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
na polecenie pracodawcy,
w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Sposób rozliczania delegacji odbywanych przez zatrudnione osoby zależy przede wszystkim od tego, czy rozliczanie to dokonywane jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, czy też w oparciu o regulacje wewnątrzzakładowe. Tak czy inaczej, dieta delegacyjna nie może być niższa od diety należnej za delegację krajową wypłacaną w budżetówce, która od 28 lipca 2022 r. wynosiła 38 zł (wcześniej – 30 zł), a od 1 stycznia 2023 r. – 45 zł.

Tzw. budżetówka rozliczając delegacje musi stosować przepisy ww. rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Podmioty prywatne w zakresie rozliczania delegacji mają wybór i mogą stosować:

reguły wskazane w przywołanym wyżej akcie prawnym lub
własne zasady organizowania oraz opłacania podróży służbowych, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie obowiązuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych. Zasady te nie mogą ustanawiać wysokości diety za dobę delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na poziomie niższym niż krajowa dieta przewidziana dla budżetówki.

Zauważmy, że w myśl SN w wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15, stwierdził, że: „(…) że przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych – przypis redakcji) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (…)”.

Ten sam pogląd został zaprezentowany w wyroku SN z 7 lipca 2016 r., sygn. akt I PK 211/15.

Na mocy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., zatrudnionej osobie wysłanej w delegację poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, przysługują:

diety oraz
zwrot:
- kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
- kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),
- kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,
- innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Podwyżka należności za krajowe delegacje

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 2302), dieta krajowa od 2023 r. wynosi 45 zł za dobę podróży. Od 28 lipca do 31 grudnia 2022 r. wynosiła ona 38 zł, a jeszcze wcześniej – 30 zł.

Podkreślmy, że na mocy § 2 ust. 2 przywołanego rozporządzenia, w przypadku podróży służbowej na obszarze kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed dniem 1 stycznia 2023 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. – na podstawie przepisów dotychczasowych (tj. dieta: 38 zł);
za czas podróży przypadający od dnia 1 stycznia 2023 r. – na podstawie nowych przepisów (tj. dieta: 45 zł).

		Od 1 marca 2013 r. do 27 lipca 2022 r.	Od 28 lipca do 31 grudnia 2022 r.	Od 1 stycznia 2023 r.
1	dieta przy czym:	30 zł	38 zł	45 zł
	1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
	a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,	___	___	___
	b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,	15 zł (30 zł x 50%)	19 zł (38 zł x 50%)	22,50 zł (45 zł x 50%)
	c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;	30 zł	38 zł	45 zł
	2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
	a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,	15 zł (30 zł x 50%)	19 zł (38 zł x 50%)	22,50 zł (45 zł x 50%)
	b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.	30 zł	38 zł	45 zł
	Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Dotyczy to również przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Dany posiłek stanowi odpowiednio:
	1) śniadanie – 25% diety	7,50 zł (30 zł x 25%)	9,50 zł (38 zł x 25%)	11,25 zł (45 zł x 25%)
	2) obiad – 50% diety	15 zł (30 zł x 50%)	19 zł (38 zł x 50%)	22,50 zł (45 zł x 50%)
	3) kolacja – 25% diety	7,50 zł (30 zł x 25%)	9,50 zł (38 zł x 25%)	11,25 zł (45 zł x 25%)
2	zwrot kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety	600 zł (20 x 30 zł)	760 zł (20 x 38 zł)	900 zł (20 x 45 zł)
3	ryczałt za nocleg, dla pracownika któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, w wysokości 150% diety	45 zł (30 zł x 150%)	57 zł (38 zł x 150%)	67,50 zł (45 zł x 150%)
4	ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej	6 zł (30 zł x 20%)	7,60 zł (38 zł x 20%)	9 zł (45 zł x 20%)

Diety

Dieta w czasie delegacji krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Od 2023 r. wynosi ona 45 zł za dobę podróży (od 28 lipca do 31 grudnia 20222 r. wynosiła 38 zł). Jej finalna wysokość zależy od czasu podróży służbowej, który liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Czas krajowej podróży służbowej	Wysokość krajowej diety	Pomniejszanie diety o zapewniony pracownikowi posiłek
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę mniej niż 8 godzin	dieta nie przysługuje	Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek stanowi odpowiednio: • śniadanie – 25% diety (11,25 zł od 2023 r. tj. 25% z kwoty 45 zł, a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 9,50 zł, tj. 25% z kwoty 38 zł); • obiad – 50% diety (22,50 zł od 2023 r. tj. 50% z kwoty 45 zł, a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 19 zł tj. 50% z kwoty 38 zł); • kolacja – 25% diety (11,25 zł od 2023 r., a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 9,50 zł).
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę od 8 do 12 godzin	22,50 zł od 2023 r. (19 zł od 28 lipca do 31 grudnia 2022 r.) czyli 50% pełnej diety
Podróż trwająca nie dłużej niż dobę ponad 12 godzin	45 zł od 2023 r. (wcześniej 38 zł)
Podróż trwająca dłużej niż dobę – za każdą dobę	45 zł od 2023 r. (wcześniej 38 zł)
Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca do 8 godzin	22,50 zł od 2023 r. (19 zł od 28 lipca do 31 grudnia 2022 r.) czyli 50% pełnej kwoty diety należnej za dobę delegacji
Podróż dłuższa niż dobę – za niepełną, ale rozpoczętą dobę – trwająca ponad 8 godzin	45 zł od 2023 r. ( wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 38 zł)
Ważne! W opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażonej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r., obniżanie krajowych diet tytułem zapewnianych posiłków powinno odbywać się każdorazowo poprzez mnożenie pełnej kwoty diety (45 zł od 2023 r.) przez stosowną stawkę procentową w zależności od zagwarantowanego pracownikowi posiłku. Regułę tę stosuje się także w przypadkach, kiedy stosowne pomniejszenie dokonywane jest w odniesieniu do niepełnej diety (należnej przykładowo przy wyjeździe służbowym trwającym do 12 godzin). Odmienne zdanie w tej sprawie wyraził natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 18 czerwca 2019 r. (sygn. akt III Sa/Wa 2494/18), uznając, że w przypadku, gdy pracownikowi przysługuje określony procent „bazowej” (pełnej) kwoty diety z uwagi np. na długość trwania delegacji lub w przypadku niepełnej lecz rozpoczętej doby w delegacji trwającej krócej niż 8 godzin, wówczas: w pierwszej kolejności w razie zapewnienia pracownikowi posiłku / posiłków w delegacji należy dokonać stosownego pomniejszenia o kwotę będącą wynikiem przemnożenia pełnej kwoty diety przez stosowną stawkę procentową przewidzianą dla konkretnego posiłku, który zagwarantowano zatrudnionemu; następnie należy dokonać stosownego pomniejszenia ustalonej w powyższy sposób „częściowej” diety o procent zależny od czasu trwania podróży. W ocenie WSA, przyjęcie odmiennej interpretacji przepisów (i innej kolejności obliczeń) doprowadziłoby do absurdalnych rezultatów, w których pracownik przebywający w krajowej podróży służbowej np. do 12 godzin mógłby nie otrzymać żadnego ekwiwalentu w postaci diety przy zapewnieniu mu częściowego dziennego wyżywienia. Podobny pogląd zaprezentowano wcześniej w wyroku WSA z Warszawy z 25 lutego 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 2227/14). Przykładowo, jeśli podróż na terenie RP trwała w styczniu 2023 r. 11 godzin, a pracownik miał zapewnione śniadanie, zdaniem resortu pracy dieta powinna wynieść tylko 11,25 zł (45 zł x 25% = 11,25 zł; 22,50 zł – 11,25 zł = 11,25 zł), ale jeśli był to obiad, to już diety w ogóle nie ma (45 zł x 50% = 22,5 zł; 22,5 zł – 22,5 zł = 0 zł). Zgodnie zaś z przytoczonymi wyrokami WSA z 18 czerwca 2019 r. (sygn. akt III Sa/Wa 2494/18) oraz z 25 lutego 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 2227/14), obliczenia w przedstawionych wyżej okolicznościach powinny wyglądać następująco: przy zapewnionym śniadaniu: 45 zł (pełna dieta) x 25% = 11,25 zł; 45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł; 33,75 zł x 50% (pomniejszenie diety tytułem tego, że podróż trwała 11 godz.) = 16,88 zł, przy zapewnionym obiedzie: 45 zł x 50% = 22,5 zł; 45 zł – 22,5 zł = 22,5 zł; 22,5 zł x 50% = 11,25 zł). Metoda wyliczeń, za którą opowiedziano się w ww. wyrokach WSA jest korzystna dla zatrudnionych osób. Niestety stosując ją należy liczyć się z tym, że wypłacone diety w wysokości wyliczonej z korzyścią dla podwładnego, zostaną uznane przez ZUS i fiskus (np. w toku kontroli) za przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dodajmy, że zmniejszania diet (krajowych i zagranicznych) związanego z posiłkami dokonuje się: · także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie; · za każdy zapewniony posiłek, niezależnie od tego, czy pracownik faktycznie z niego skorzystał, czy też nie (chyba że niemożność skonsumowania zapewnionego mu posiłku wynika z przyczyn przez niego nie zawinionych takich jak np. konieczność wcześniejszego opuszczenia hotelu celem dotarcia do lotniska, albo przesunięcie przez kontrahenta umówionego spotkania na wcześniejszą godzinę – w takich przypadkach pracodawca powinien brać pod uwagę przy rozliczaniu delegacji – potwierdzony pisemnym oświadczeniem – brak możliwości skorzystania z danego posiłku.

W przypadku podróży zagranicznych diety należne są w wysokościach wskazanych w załączniku do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. Wiele z nich zostało podwyższonych od 29 listopada 2022 r. (szczegóły w tym zakresie na końcu tego podrozdziału).

Diety zagraniczne również podlegają pomniejszaniu tytułem posiłków zapewnionych pracownikowi. Każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 15% diety;
obiad – 30% diety;
kolacja – 30% diety.

Zwrot kosztów noclegów

W przypadku delegacji krajowej zwrot kosztów noclegu przysługuje:

w wysokości stwierdzonej rachunkiem / fakturą, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 900 zł od 2023 r., a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 760 zł) albo
w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli od 2023 r. 67,50 zł, a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 57 zł (pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,
kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
za czas przejazdu w delegacji.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej tytułem zwrotu kosztów noclegów należy się:

rekompensata na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (limity podane są w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego),
jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju.

Zwrot kosztów noclegu nie jest należny gdy zakład pracy lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracodawca ma prawo w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej wyżej wymienione limity.

Zwrot kosztów przejazdów

Przejazdy i związane z tym koszty to nieodzowny element każdej podróży służbowej. Dlatego też delegowanemu należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracodawca, na wniosek pracownika jest uprawniony do wyrażenia zgody na przejazd w podróży krajowej autem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością zakładu pracy. W takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terenie Polski trwającej co najmniej 10 kolejnych kalendarzowych dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot za koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w delegacji krajowej

Zatrudniona osoba bardzo często musi się przemieszczać po miejscowości docelowej w delegacji. Na tę okoliczność należy się jej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety czyli od 2023 r. 9 zł, a wcześniej – od 28 lipca 2022 r. – 7,6 zł. Wspomniana należność nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

Zamiast ryczałtu pracownik na swój wniosek pozytywnie rozpatrzony przez pracodawcę otrzymuje zwrot na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie faktycznie poniesionej.

Zwrot za koszty dojazdów w delegacji zagranicznej

Osoba przebywająca w delegacji poza granicami Rzeczpospolitej niejednokrotnie dojeżdża z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Z tego tytułu należny jest jej ryczałt na pokrycie związanych z tym kosztów w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli zatrudniony ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Dodatkowo podwładny w celu pokrycia mu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej powinien otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ww. ryczałty nie przysługują jeżeli:

podróż zagraniczna odbywana jest służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
delegowany ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Zwrot innych wydatków

Przy zagranicznych podróżach służbowych zatrudnionemu należy się dodatkowo:

zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów,
zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Ponadto zatrudnionemu tytułem delegacji przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np.:

opłaty za bagaż,
opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
postój w strefie płatnego parkowania,
miejsca parkingowe,
inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego odnosi się także do członków rad nadzorczych, zleceniobiorców oraz osób zatrudnionych w oparciu o kontrakt menedżerski, o ile:

reguły przyznawania ww. świadczeń zostały wskazane w umowie zlecenia (jak wynika np. z poradnika pt. „Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych” oraz z interpretacji zusowskiej z 14 kwietnia 2015 r., sygn. DI/200000/43/335/2015, wyłączenie należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży w celu wykonania zlecenia z podstawy wymiaru składek, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, będzie miało zastosowanie do zleceniobiorców, dla których stosowne postanowienia zawartych z nimi umów przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej);
świadczenia są wypłacane do wysokości / limitów przewidzianych w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. dotyczącym rozliczania delegacji w sferze budżetowej (a jeżeli należności są wyższe od ww. limitów, to nadwyżki ponad te limity podlegają oskładkowaniu),
mamy do czynienia z podróżą związaną z wykonywaniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań zleceniobiorcy.

Ważne!

Jeżeli zatrudnione osoby z tytułu odbywanych wyjazdów służbowych uzyskują należności „delegacyjne” w kwotach wyższych niż wynika to z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., wówczas od ewentualnych nadwyżek należy naliczyć składki ZUS (i podatek).

Przykładowo, gdy zatrudnionej osobie zapewniono w trakcie delegacji wyżywienie o wartości przewyższającej poziom diet przewidzianych dla pracowników budżetówki, wówczas od nadwyżka stanowi przychód podlegający ozusowaniu (i opodatkowaniu). Na takim stanowisku konsekwentnie stoi fiskus (np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 stycznia 2017 r., sygn. 1061-IPTPB1.4511.949.2016.1.DJD). Prezentowaną przez organy skarbowe linię interpretacyjną potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyrokach z 9 maja 2017 r. o sygn. akt II FSK 945/15, z 19 lipca 2017 r., sygn. akt II FSK 1678/15 oraz z 18 stycznia 2022 r., sygn. akt II FSK 1097/19.

W powyższych orzeczeniach podkreślono, że niezależnie od formy, w jakiej zapewniono osobie odbywającej podróż wyżywienie, ze zwolnienia od podatku i składek ZUS korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r.

A zatem w sytuacji, gdy zwroty z tytułu „delegacyjnego” wyżywienia są np. wypłacane na podstawie faktur zewnętrznych przedstawionych przez pracownika lub gdy pracownik kupuje posiłki posługując się firmową gotówką lub kartą płatniczą pracodawcy, wartość zwróconych pracownikowi środków zwolniona jest z opodatkowania (i oskładkowania) wyłącznie do wysokości diety należnej w budżetówce.

Zaznaczmy, że w poruszonej kwestii nie ma znaczenia czy pracownikowi wypłacono zaliczkę na wyżywienie czy też nie.

Z przedstawioną wykładnią przepisów w pełni zgadza się ZUS, podkreślając, że:

rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek;
niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.;
nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek zusowskich.

Przykład

30-letni pracownik w styczniu 2023 r. odbył krajową podróż służbową, która trwała 23 godziny i z racji której pracodawca zapewnił mu nocleg w hotelu wraz ze śniadaniem wycenionym na fakturze na kwotę 40 zł.

Za odbytą delegację pracownikowi wypłacono wraz z pensją styczniową dietę w wysokości 33,75 zł, co wynika z wyliczenia:

45 zł – (45 zł x 25% tytułem pomniejszenia za zapewnione śniadanie) = 33,75 zł.

Jak wynika z powyższego, na poczet wyżywienia w omawianej podróży pracodawca wydatkował w sumie kwotę 73,75 zł czyli 40 zł za śniadanie w hotelu oraz 33,75 zł na wypłaconą dietę.

W konsekwencji do styczniowego przychodu podlegającego opodatkowaniu oraz oskładkowaniu w opisanym przypadku należało wliczyć 28,75 zł, zgodnie z wyliczeniem:

73,75 zł – 45 zł = 28,75 zł.

Ważne!

Powszechnie obowiązujące przepisy nie limitują czasu trwania służbowej podróży pracownika. Jednak należy wyraźnie odróżnić podróż służbową od oddelegowania.

Podróż służbowa jest zjawiskiem krótkotrwałym, incydentalnym i tymczasowym (por. uzasadnienie uchwały składu siedmiu sędziów SN z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08 oraz wyrok SN z 3 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/09).

Uznaje się, że wyjazdy służbowe trwające dłużej niż 3 miesiące, należy traktować jako oddelegowanie (a więc jako wykonywanie zadań służbowych w okolicznościach, w których doszło do faktycznej zmiany stałego miejsca pracy).

Ww. 3-miesięczny okres jest uzasadniany zastosowaniem w drodze analogii art. 42 § 4 K.p., który stanowi, że pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę, bez wypowiedzenia zmieniającego, na nie dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym. Chociaż dotyczy on innej pracy, a nie miejsca jej świadczenia, to przyjmuje się, że zawiera wskazówkę co do długości stosowania przez pracodawcę odmiennych od umówionych warunków zatrudnienia.

W konsekwencji takie ponad 3-miesięczne wyjazdy nie mają cech podróży służbowej i z ich tytułu nie przysługują zatrudnionym osobom diety ani inne należności wskazane w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. Jeśli jednak przy tego typu dłuższych podróżach wspomniane należności byłyby wypłacane, wówczas powinny one wchodzić zarówno do podstawy składek ZUS jak i zaliczki podatkowej.

Podwyżka należności za delegacje zagraniczne

Ustawodawca przewidział także w przypadku szeregu państw podwyżkę diet w delegacjach zagranicznych oraz zwiększenie kwot limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych. Data wejścia w życie zmiany w tym zakresie to 29 listopada 2022 r.

Ponadto, aby zachować czytelność załącznika do rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., ustalono dla państw takich jak: Andora, Liechtenstein, Luksemburg, Monako, Palestyńska Władza Narodowa, San Marino, kwoty diet oraz limitów na nocleg, bez odwoływania się do innych państw.

Co istotne, w myśl § 2 ust. 1 wspomnianego na wstępie rozporządzenia zmieniającego, w przypadku podróży służbowej poza granicami kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed 29 listopada 2022 r., należności z tytułu zagranicznych delegacji ustala się:

za czas podróży przypadający przed 29 listopada 2022 r. – na podstawie przepisów dotychczasowych („stare” kwoty diet i limitów);
za czas podróży przypadający od 29 listopada 2022 r. – na podstawie nowych przepisów (nowe kwoty diet i limitów).

Poniżej zestawienie zmian:

Państwo	Waluta	Kwota diety		Kwota limitu na nocleg
		Do 28 listopada 2022 r.	Od 29 listopada 2022 r.	Do 28 listopada 2022 r.	Od 29 listopada 2022 r.
Andora	EUR	jak w Hiszpanii	50	jak w Hiszpanii	200
Arabia Saudyjska	EUR	45	50	180	200
Australia	AUD	88	95	250	270
Austria	EUR	52	57	130	150
Belgia	EUR	48	55	160	200
Czarnogóra	EUR	Republika Serbii i Republika Czarnogóry	40	Republika Serbii i Republika Czarnogóry	110
Dania	DKK	406	446	1300	1430
Demokratyczna Republika Konga	USD	Kongo, Demokratyczna Republika Konga	66	Kongo, Demokratyczna Republika Konga	220
Estonia	EUR	41	45	100	110
Finlandia	EUR	48	53	160	180
Francja	EUR	50	55	180	200
Grecja	EUR	48	50	140	160
Gruzja	EUR	43	48	140	160
Hiszpania	EUR	50		160	200
Holandia	EUR	Niderlandy	50	Niderlandy	150
Indie	EUR	38	42	190	210
Izrael	EUR	50	70	150	200
Jordania	EUR	40	50	95	130
Kazachstan	EUR	41	45	140	155
Korea Północna	EUR	Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna	48	Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna	170
Kuba	EUR	42	50	110	140
Liechtenstein	CHF	jak w Szwajcarii	88	jak w Szwajcarii	220
Litwa	EUR	39	45	130	150
Luksemburg	EUR	jak w Belgii	55	jak w Belgii	200
Macedonia Północna	EUR	39	43	125	138
Meksyk	USD	53	58	140	154
Mołdawia	EUR	41	45	85	94
Monako	EUR	jak we Francji	55	jak we Francji	200
Mongolia	EUR	45		140	154
Niemcy	EUR	49		150	170
Norwegia	NOK	451	496	1500	1650
Palestyna	EUR	jak w Izraelu	70	jak w Izraelu	200
Portugalia	EUR	49		120	150
Rumunia	EUR	38	42	100	110
San Marino	EUR	jak we Włoszech	53	jak we Włoszech	192
Serbia	EUR	40		100	110
Słowacja	EUR	43	47	120	132
Słowenia	EUR	41	45	130	143
Szwajcaria	CHF	88		200	220
Szwecja	SEK	459	510	1800	2000
Turcja	USD	53		173	185
Watykan	EUR	jak państwa inne niż te wskazane w tabeli	53	jak państwa inne niż te wskazane w tabeli	192
Węgry	EUR	44		130	143
Wielka Brytania	GBP	35	45	200	220
Włochy	EUR	48	53	174	192
Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	39	43	200	220

Orzecznictwo sądowe

wyrok Sądu Najwyższego z 4-06-2019 r. – sygn. III UK 248/18

Tylko wtedy odliczenie z podstawy wymiaru składek dokonywane jest według § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), gdy delegowanie pracownika ma cechy podróży służbowej, tzn. zjawiska wśród obowiązków pracownika niecodziennego, okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania.

wyrok Sądu Najwyższego z 15-01-2019 r. – sygn. II UK 474/17

„Podróż służbowa pracownika” oraz „podróż służbowa członka rady nadzorczej” powinna być identyfikowana z uwzględnieniem zabiegów adaptacyjnych. Gdyby oba te pojęcia miały tożsamy zakres, to bezprzedmiotowy byłby zapis znajdujący się w § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), który stanowi o odpowiednim stosowaniu przepisów § 2-4 rozporządzenia, a więc przy uwzględnieniu zasadniczych odrębności w wykonywaniu zadań przez pracownika oraz przez członka rady nadzorczej. Podróż służbowa, o której mowa w art. 77⁵§ 1 k.p., realizowana jest bowiem przy uwzględnieniu wszystkich cech wynikających ze stosunku pracy (art. 22 k.p.), których nie można odnieść w tożsamy sposób do funkcji sprawowanej przez członka rady nadzorczej.

wyrok Sądu Najwyższego z 12-09-2018 r. – sygn. III UK 134/17

Potwierdzenie okoliczności wykonywania pracy za granicą na podstawie czasowego oddelegowania wyklucza możliwość zakwalifikowania tej sytuacji jako podróży służbowej.

Dopóki w obrocie prawnym funkcjonuje będące ostateczną decyzją ZUS poświadczenie o stosowaniu polskich przepisów prawnych do pracownika odwołującego się, wykluczone jest uznanie, że ten pracownik we wskazanych w nich okresach przebywał w podróżach służbowych, niezależnie od tego, kiedy i w jakich okolicznościach formularz A1 został wydany.

wyrok SA Gdańsk z 30-09-2016 r. – sygn. III AUa 655/16

Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza granicami kraju, jeżeli siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy określone jest w Polsce. Typowa podróż służbowa charakteryzuje się nadto tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, w katalogu pracowniczych powinności jest czymś niezwyczajnym, czyli nietypowym. Pracownik w czasie tej podróży nie wykonuje zasadniczych zadań pracowniczych. W judykaturze ugruntowany jest już pogląd, że osoba wykonująca swą stałą pracę za granicą, czy to na podstawie umowy o pracę, czy też na jakiejkolwiek innej podstawie prawnej, nie przebywa w podróży służbowej.

wyrok SA Katowice z 08-10-2015 r. – sygn. III AUa 1881/14

Podane w umowach o pracę stałe miejsce pracy nie przesądza o podróży służbowej pracowników, gdy przez dłuższy czas, systematycznie świadczyli pracę w innym miejscu pracy, nawet za granicą. Z braku uzgodnienia, czy odpowiedniego dostosowania miejsca pracy określonego w umowie o pracę do rzeczywistego miejsca pracy nie wynika, że pracownik jest w podróży służbowej tylko dlatego, iż wykonuje pracę w innymi miejscu niż określone w umowie o pracę. Punktem ciężkości jest więc to, czy pracownik ma do wykonania polecone zadanie w podróży służbowej, która w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje pracę przez dłuższy czas w innym miejscu niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie.

wyrok Sądu Najwyższego z 03-12-2014 r. – sygn. II UK 49/13

1. Istnieje wyraźne zróżnicowanie i odmienne uregulowanie obowiązku składkowego odnośnie do dwu grup pracowników wykonujących pracę poza umówionym miejscem świadczenia pracy, gdy wskazane wypłaty pokrywają inne potrzeby pracowników odbywających podroż służbową, a inne pracowników zatrudnionych za granicą w polskich zakładach pracy. W związku z tym w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) ujęte są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, a w § 2 ust. 1 pkt 16 tylko część wynagrodzenia, która ma odpowiadać równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu.

2. Podróż służbowa jest zjawiskiem wśród obowiązków pracownika niecodziennym, okazjonalnym, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnym i nietypowym, stanowiącym pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania.

3. Gdy delegowanie dotyczy stałej pracy za granicą na rzecz swego pracodawcy, wysłanie (delegowanie) pracownika na obszar innego państwa Unii należy traktować jako odrębną instytucję prawną określoną w art. 14 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz.Urz.UE.L z 1971 r. Nr 149, str. 2).

wyrok SA Łódź z 23-04-2014 r. – sygn. III AUa 1280/13

1. Nie ma wątpliwości, że przepis § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) był od początku konstytucyjnie wadliwy, ze względu na przekroczenie delegacji ustawowej w zakresie dotyczącym podstawy wymiaru składek zleceniobiorców i od momentu ogłoszenia wyroku Trybunału Konstytucyjnego sądy powinny odczytywać go zgodnie ze standardem konstytucyjnym, a więc z pominięciem zróżnicowania podmiotowego oraz wynikającego z ustawy zakazu odmienności traktowania grup ubezpieczonych. Identyczna wada konstrukcyjna dotyczy § 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 tego rozporządzenia przez to, że przepis ten nie dotyczył osób wykonujących pracę na podstawie umów zlecenia i z tych samych względów był niezgodny z art. 92 ust. 1 Konstytucji RP.

2. W sytuacji, gdy zmiana stanu prawnego stanowi wyraz odejścia od regulacji sprzecznej z ustawą zasadniczą, uwzględnienie nowego stanu prawnego jest powinnością sądu orzekającego o prawidłowości decyzji i zasadności odwołania, w którym strona zarzuca wydanie decyzji na podstawie przepisu usuniętego z porządku prawnego z uwagi na niezgodność ze standardami konstytucyjnymi.

wyrok SA Poznań z 16-04-2014 r. – sygn. III AUa 1501/13

Nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. Tylko wtedy odliczenie z podstawy wymiaru składek dokonywane jest według § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), gdy delegowanie pracownika ma cechy podróży służbowej, tzn. zjawiska wśród obowiązków pracownika okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania.

wyrok Sądu Najwyższego z 30-10-2013 r. – sygn. II UK 111/13

Wyraźnie zróżnicowany i odmiennie uregulowany jest obowiązek składkowy odnośnie do dwu grup pracowników wykonujących pracę poza umówionym miejscem świadczenia pracy. Rozróżnienie to jest istotne, gdyż wskazane wypłaty pokrywają inne potrzeby pracowników odbywających podroż służbową, a inne pracowników zatrudnionych za granicą w polskich zakładach pracy. W związku z tym w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) ujęte są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, a w § 2 ust. 1 pkt 16 tylko część wynagrodzenia, która ma odpowiadać równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Przyporządkowanie stanów faktycznych pod wskazane przepisy następuje nie tylko ze względu na miejsce wykonywania pracy, lecz przede wszystkim ze względu na rodzaj, czas trwania i charakter wykonywanych czynności. Tylko wtedy odliczenie z podstawy wymiaru składek dokonywane jest według § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia, gdy delegowanie pracownika ma cechy podróży służbowej, tzn. zjawiska wśród obowiązków pracownika niecodziennego, okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy.

wyrok SA Szczecin z 08-10-2013 r. – sygn. III AUa 248/13

Należności wypłacane w związku z wykonywaniem podróży poza siedzibę pracodawcy, które rozliczane były zgodnie z zestawieniami okresów służbowych wyjazdów w kraju i za granicą, należy kwalifikować jako diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, które stosownie do § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

wyrok SA Łódź z 10-07-2013 r. – sygn. III AUa 1644/12

1. Orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego stwierdzające niekonstytucyjność przepisu, z jednoczesnym odroczeniem utraty mocy obowiązującej, nie obliguje sądu automatycznie ani do dalszego stosowania zakwestionowanego przepisu, ani do odmowy stosowania takiego przepisu z uwagi na obalenie domniemania jego konstytucyjności. Należy bowiem w każdym przypadku rozważyć rodzaj naruszenia standardu konstytucyjnego, znaczenie przepisu dla funkcjonowania danej instytucji prawnej, powody odroczenia utraty mocy obowiązującej itp. Tak więc w procesie stosowania prawa, na gruncie okoliczności konkretnej sprawy, sąd orzekający ma możliwość zastosowania lub odmowy zastosowania niekonstytucyjnego przepisu. Ta sama reguła dotyczy zastosowania lub odmowy zastosowania innej jednostki redakcyjnej danego aktu prawnego, jeżeli jest oczywiste, że zawarta w niej norma prawna jest z identycznych względów niekonstytucyjna, lecz Trybunał Konstytucyjny orzekał w ramach zakreślonych pytaniem prawnym.

2. Przepis § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) był od początku konstytucyjnie wadliwy, ze względu na przekroczenie delegacji ustawowej w zakresie dotyczącym podstawy wymiaru składek zleceniobiorców i od momentu ogłoszenia wyroku Trybunału Konstytucyjnego sądy powinny odczytywać go zgodnie ze standardem konstytucyjnym, a więc z pominięciem zróżnicowania podmiotowego oraz wynikającego z ustawy zakazu odmienności traktowania grup ubezpieczonych. Identyczna wada konstytucyjna dotyczy § 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 tego rozporządzenia przez to, że przepis ten nie dotyczył osób wykonujących pracę na podstawie umów zlecenia i z tych samych względów był niezgodny z art. 92 ust. 1 Konstytucji RP.

3. W sytuacji gdy zmiana stanu prawnego stanowi wyraz odejścia od regulacji sprzecznej z ustawą zasadniczą, uwzględnienie nowego stanu prawnego jest powinnością sądu orzekającego o prawidłowości decyzji i zasadności odwołania, w którym strona zarzuca wydanie decyzji na podstawie przepisu usuniętego z porządku prawnego z uwagi na niezgodność ze standardami konstytucyjnymi.

wyrok SA Szczecin z 28-05-2013 r. – sygn. III AUa 853/12

Pojęcie podróży służbowej wynikające z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) nie może być rozumiane inaczej niż to wyrażone w art. 77[5] § 1 k.p., który wskazuje na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej. Wykonywanie zadania służbowego w rozumieniu tego przepisu nie jest wykonywaniem pracy określonego rodzaju, wynikającej z zatrudnienia. Czym innym jest wykonywanie pracy za wynagrodzeniem i czym innym podróż służbowa, gdyż diety i inne świadczenia przysługujące z tytułu tej podróży nie stanowią wynagrodzenia za pracę lecz inne świadczenia związane z pracą. Instytucja podróży służbowej nie może być więc dowolnie aplikowana, a tym bardziej instrumentalnie, dla ukrywania wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, czy dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych. Dłuższa praca, nawet za granicą, w jednym miejscu, nie może być uznana za podróż służbową w rozumieniu art. 77[5] § 1 k.p. i w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

wyrok SA Gdańsk z 16-04-2013 r. – sygn. III AUa 1599/12

1. W sytuacji, gdy wypłacone przez pracodawcę świadczenia, zakwalifikowane jako diety z tytułu podróży służbowej, nie przysługiwały pracownikom, ponieważ nie odbywali oni podróży służbowej, to nie było podstaw do wyłączenia tych wypłat z oskładkowania na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), lecz należało przyjąć je do podstawy oskładkowania jako przychód z tytułu zatrudnienia.

2. Pracodawcy, którzy wypłacają swoim pracownikom wysokie wynagrodzenia za pracę mogą skorzystać z dobrodziejstwa odliczenia od podstawy wymiaru takiej części wynagrodzenia, która odpowiada pełnej diecie z tytułu podróży służbowej. Jeśli jednak suma wynagrodzenia pracownika jest tak ustalona, że po odliczeniu części wynagrodzenia w wysokości równowartości diety do oskładkowania pozostanie mniej, niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, to pracodawca nie może odliczyć równowartości całej diety, a jedynie taką jej część, aby do oskładkowania pozostała kwota nie niższa niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

wyrok SA Łódź z 13-12-2012 r. – sygn. III AUa 49/12

1. Skoro prawodawca w ustawie systemowej uznał, że podstawę wymiaru składek zleceniobiorców, dla których w umowie określono odpłatność kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie, ustala się tak samo, jak podstawę wymiaru składek pracowników i skoro na podstawie jednej delegacji ustawowej do wydania rozporządzenia takie jedno rozporządzenie wydano, to trzeba przyjąć, że przepisy rozporządzenia, w brzmieniu obowiązującym w okresach spornych, należało stosować zarówno do pracowników, jak do zleceniobiorców oraz do innych ubezpieczonych wymienionych w § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.). Nadto uwzględnienie wyłączeń z podstawy wymiaru składek tylko w stosunku do niektórych ubezpieczonych kłóciło się z zasadą równości składek, sformułowaną w art. 15 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).

2. Diety i inne należności wypłacane kierowcom zatrudnionym w transporcie międzynarodowym przyznane na pokrycie zwiększonych wydatków na wyżywienia czy noclegi nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę i nie podlegają składkom ubezpieczeniowym.

wyrok Sądu Najwyższego z 14-11-2012 r. – sygn. I UK 236/12

1. W sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych sąd rozpoznający odwołanie od decyzji organu rentowego bada prawidłowość i zgodność z prawem tej decyzji mając przede wszystkim na względzie stan prawny obowiązujący w dacie jej wydania. Art. 316 § 1 k.p.c., statuujący zasadę aktualności wyroku, nakazującą sądowi orzekającemu brać pod uwagę stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy, ulega modyfikacji odnośnie do składek na ubezpieczenie społeczne. W tym zakresie należy stosować przede wszystkim przepisy z daty wymagalności tych składek. Jedynie w sytuacji, gdy obciążenie obowiązkiem zapłaty składek wynikało z przepisu rozporządzenia, który wykraczał poza delegację ustawową – możliwe jest ustalenie, że nie ma obowiązku zapłaty tych składek. W tej kwestii uwzględnić można też zmianę stanu prawnego, stanowiącego wyraz odejścia od regulacji sprzecznej z ustawą zasadniczą.

2. Przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) przez to, że nie dotyczy zleceniobiorców wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia, mógł być uznany za wykraczający poza delegację ustawą i za niezgodny z art. 92 ust. 1 Konstytucji RP.

wyrok Sądu Najwyższego z 17-02-2012 r. – sygn. III UK 54/11

1. Skoro podstawę wymiaru składek (przychód) zmniejsza się o diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), to w zakresie tego przepisu podstawa ta nie może być zmniejszona również o inne lub podobne świadczenia, które pracownik otrzymuje z tytułu delegowania do innego miejsca pracy.

2. Podróż służbowa w rozumieniu art. 77[5] § 1 k.p. jest czym innym niż stała praca na rzecz pracodawcy, zatem inne miejsce pracy niż określone w umowie o pracę nie przesądza o pracy w podróży służbowej.

wyrok Sądu Najwyższego z 20-05-2011 r. – sygn. II UK 349/10

Z przepisów art. 21a oraz art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. Nr 92, poz. 879 ze zm.) wynika, że w przypadku kierowców obowiązuje autonomiczna względem art. 77[5] k.p. definicja podróży służbowej oraz że kierowcy przysługują określone środki pieniężne, służące pokryciu kosztów, jakie ponosi on w związku z wykonania zleconego mu zadania służbowego. Oznacza to, że należności wypłacane kierowcy w związku z wykonywaniem przez niego podróży służbowej należy kwalifikować jako diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, które stosownie do § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.) nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

wyrok Sądu Najwyższego z 28-04-2009 r. – sygn. II UK 342/08

1. Pracownik odbywający podróż służbową, tzn. wykonujący powierzone mu obowiązki poza stałym miejscem świadczenia pracy, ma prawo do diety, która ma rekompensować zwiększone w takiej sytuacji faktycznej wydatki na wyżywienie i nocleg. Tego rodzaju funkcja tej należności powoduje, że wolą ustawodawcy zwolniona jest od podatku dochodowego, a także wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

2. Pracownik zatrudniony za granicą u polskiego pracodawcy nie odbywa podróży służbowej, wobec czego nie przysługują mu należności z tym związane, ale jego sytuacja faktyczna wykazuje podobieństwo do przebywania w takiej podróży, skoro pracę świadczy poza miejscem swego zamieszkania i w oddaleniu od rodziny, co generuje wyższe niż zwykle wydatki na utrzymanie.